Bước 1: Xác định số điểm kết nối
Hiện tại, có hai mô hình chính là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp.
Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt
Chi phí setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:
- Số điểm cầu kết nối quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp.
- Thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.
Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng
Về nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định được 2 yếu tố quan trọng:
Số người tham dự:
- Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
- Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
- Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.
Đo diện tích phòng họp:
Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.
Bước 4: Lựa chọn và lắp đặt thiết bị
Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra. Sau đó tiến hành lắp đặt cho phòng họp của mình.
Bước 5: Đưa vào thử nghiệm
Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong, bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh những rủi ro sau này. Cụ thể, bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.
